（2019届毕业生档案相关材料审核及档案转递工作安排）

 

　　

毕业生档案是干部人事档案的重要组成部分，是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活和成长情况的真实依据。为按时高质量做好2019届毕业生档案管理工作，确保毕业生档案材料齐全、准确与档案的安全,请各学院按照《石河子大学普通本专科学生档案管理办法》(石大校发〔2018〕183号)文件精神和要求，抓好落实。具体强调如下：

　　

一、毕业生档案应包含如下材料：

　　

1.石河子大学录取通知书原件

　　

2.高中档案材料

　　

3.档案成绩单（定制版底纹纸，A4横向，档案成绩单；注明毕/结业状态，学位授予信息，加盖审核印章）

　　

4.毕业生登记表

　　

5.毕业生就业通知书（报到证）复印件

　　

6.党（团）材料

　　

7.在校期间校级、院级评优、处分（含解除处分）材料

　　

8.其他材料

　　

二、毕业生登记表填写和照片要求

　　

1.《毕业生登记表》一式两份，填报要做到严肃认真。由学院指导学生自行填写，表中所填写内容由学生所在学院负责进行审核、确认。填写时一律用钢笔或签字笔(黑色)，不得使用圆珠笔或铅笔，要求字迹整洁清晰。

　　

2.表内所列项目要全部、如实填写，不留空白。如有情况不明无法填写时，应写“不清”“或左边“”右边不详”及原因；如无该项情况亦应写“无”。表格中涉及到的“学院”、“专业”必须填写全称。“曾用名”如有则如实填写，无则填写无。学习经历及社会经历：依时间顺序填写本人从小学以来的学习和工作经历，经历时间上应连续，不得出现空白阶段。大学期间赴外校交流学习一年及以上的应予以填写。文化程度写为“本科”或“专科”。成绩排名可以按入学以来所有学期的平均学分绩点进行排名计算，综合测评学院自己评定。毕业生登记表照片建议统一使用学历图像采集的一寸照片。“个人总结”，由学生本人填写，内容包括本人在校期间思想政治表现、学业情况及其它方面的表现，实事求是地评价自己的优点和成绩，指出不足和努力方向，篇幅不宜过短）。具体请参照填写说明。

　　

3.《毕业生登记表》归档流程：

　　

院系鉴定——学院审核、盖章——学校审核、盖章——1份提交至学籍科装盒后转学校档案室（附班级花名册1份，按学号有小到大顺序排列）——1份由学院装入学生个人档案。

　　

三、2019届毕业生档案转递工作流程

　　

1.学院组织学生确认档案转递信息。

　　

学院按照学工部就业指导中心发布的《关于做好石河子大学2019届本专科毕业生报到证、档案转寄信息核对的通知》要求，组织学生核准、确认就业信息和档案转递信息，具体见石河子大学就业网

　　

2.就业指导中心将审核后的毕业生档案收寄信息报教务处学籍科。

　　

3.教务处学籍办联系中国邮政打印毕业生档案EMS邮寄单并扫码登记EMS单号。

　　

4.学院交寄档案。教务处学籍科协同邮政局工作人员带EMS邮寄单到学院，统一清点登记办理档案交寄业务（按照档案邮寄要求，使用档案专用袋、密封条密封盖章贴邮寄单）。学生档案收寄以学院为单位，先报《毕业生档案收寄信息表》并整理完档案的学院先予以收寄。

　　

5.学生跟踪并确认档案到达情况。学生跟踪主动向本人档案接收单位或用人单位询问档案是否邮寄到达。

　　

（一）以下情况的学生档案不予邮寄或单独处理：

　　

1.2019届结业、西部计划毕业生档案打印移交清单后签字交由学籍管理办公室保管。

　　

2.考入本校本学院研究生的档案直接转交学院研究生办公室；考入本校外院研究生的打印移交清单经签字后移交相应学院研究生办公室。

　　

3.定向生档案由学院转交或单独邮寄给定向协议单位。

　　

4.邮寄地址为石河子人才交流中心的，单独移交学籍管理办公室后转交石河子人才交流中心。

　　

（二）需邮递毕业生档案处理

　　

由学院根据毕业生就业信息填写毕业生档案邮递单，邮递单填写要求如下：

　　

1.毕业生档案转递地址填写请注意如下几方面：

　　

毕业生到各类非公有制单位、各类民营机构或无人事管理权的单位工作时，档案不能寄到单位，只能到工作地或生源地县级及以上人才交流中心；毕业生到乡镇工作，乡镇无人事档案接收权，档案不能寄到乡镇，只能寄到县级及以上人力资源和社会保障局人才交流中心。

　　

2.邮寄信息必须包括如下几项：

　　

l寄件人信息：寄件人姓名、电话/手机号、单位名称和地址

　　

l收件人信息：收件人姓名、收件人电话/手机、收件人单位名称、地址

　　

l备注信息：所邮寄档案的学生姓名和档案份数。

　　

3.单位出具调档函要求提前提档，且调档函中注明允许个人携带的，由学院负责检查学生档案材料是否齐备后，使用档案专用密封条予以密封后加盖档案专用章，告知学生个人携带档案离开责任自负，经学生本人签字后带走。在学生档案转递信息中予以备注“个人提前提档”。

　　

4、考取外校研究生的应届毕业生档案按档案接收地址应优先转递。

　　

5、自费出国留学的毕业生根据实际情况，可自愿将档案托管于教育部出国留学服务中心或其他人才服务中心。（注：毕业生须先与教育部出国留学服务中心或其他人才服务中心联系并办理相关手续。）

　　

（三）档案邮寄情况查询

　　

我校毕业生档案将在7月开始分批通过邮政EMS标准快递发出。毕业生应在毕业后3个月内主动向本人档案接收单位询问档案是否寄达到单位，并办理相关存档手续。档案的快递单号信息将由学院发布给学生，毕业生在获得EMS快递单号信息后，自行跟踪档案的去向（或

　　

如档案寄出后去向不明，3个月内仍查找无果，请及时与学校学籍管理办公室联系。邮政局出函查询时间为档案寄出后4个月以内，延误查询，产生的后果将由本人承担。

　　

四、特殊情况

　　

1.毕业生在就业过程中，如就业单位有变更，应在派遣方案确定前及时到学校学工部就业指导中心更改有关信息。（注：为确保及时、准确、安全妥投每位毕业生档案，学校档案集中办理档案邮寄期间，不办理地址改派。）

　　

2.同专业同名同姓的同学，到单位后请及时注意查收档案材料并确认是否为本人档案，如发现任何问题请立即与学院档案管理人员或教务处学籍办联系。

　　

3.多份学生档案按一个邮寄单邮寄时，应备注明确档案份数及相应学生专业、姓名。

　　

五、工作要求

　　

各学院应高度重视毕业生档案管理工作，认真、细心做好毕业生档案材料入档、审核、转递等工作，防止档案材料遗漏、缺失、填报错误等问题的发生。学院应建立毕业生档案审核责任人制度。

　　

六、咨询电话

　　

联系电话：0993-

　　

地址：石河子大学教务处学籍管理办公室

　　

教务处学籍管理办公室

　　

2019年6月3日

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